مسئول دفتر

توضیحات کامل دوره

مسئول دفتر از مشاغل حوزه امور اداری بوده و شامل شایستگی های انجام هماهنگی امور دفتری بر اساس مفاهیم و اصول سازمانی،برقراری ارتباط سازمانی،انجام مکاتبات اداری و گزارش نویسی، بکارگیری علوم و فنون مذاکره ، مفاهیم حسابداری و تنخواه گردان،تایپ زنی تند است .

شناسنامه دوره آموزشی مسئول دفتر:

کد بین المللی ISCO(سازمان بین الملی کار):411020430010002

طول دوره:1الی 1/5ماه

مهارت پیشنیاز:کاربرICDL با کد732120530140001

نوع تدریس: عملی ، نظری

زمان برگزاری دوره: مطابق با انتخاب هنرجو

مخاطبین: کارمندان بخش اداری ،بایگانی

مشاغل مرتبط:کارمندان امور اداری

نوع آموزش: حضوری و غیرحضوری(آنلاین)

سرفصل های دوره آموزشی مسئول دفتر:

1-  انجام هماهنگی امور دفتری بر اساس مفاهیم و اصول سازمانی شامل:
♦ سازمان و انواع آن(رسمی، غیر رسمی، دولتی، غیر دولتی)
♦ ساختار سازمان
♦ پست های سازمان حوزه کاری
♦ نمودار سازمانی و سلسله مراتب اداری (کشوری،لشکری،تامین اجتماعی)
♦ صف و ستاد
♦ جایگاه سازمانی مسئول دفتر
♦ وظایف مسئول دفتر و سایر اعضای آن
♦ اصول برنامه ریزی و اولویت های مسئول دفتر
♦ مدیریت زمان و مزایای آن
♦ انواع برنامه ها در حیطه وظایف مسئول دفتر
♦ آراستگی محیط کار
♦ تجهیزات و ملزومات اداری
♦ روش های هماهنگی امور
♦ مفاهیم جلسه،کنفرانس،سمینار،میز گرد،مناظره،سمپوزیوم
♦ جلسات اداری و انواع آن(تصمیم گیری،اطلاعی و مشورتی)
♦ کار گروهی
♦ مقایسه سازمان های رسمی و غیر رسمی (دولتی و غیر دولتی)
♦ مقایسه واحدها و سلسله مراتب سازمانی(صف و ستاد)سازمان ها
♦ تنظیم و لغو قرار ملاقات
♦ انجام کار بصورت گروهی
♦ اولویت بندی کارها
♦ تنظیمات جلسه اداری
♦ جمع اوری صورتجلسات اداری و پیگیری مصوبات جلسه
♦ مرتب کردن و آراستن محیط کار
♦ فراهم کردم ملزومات اداری

2- برقراری ارتباط سازمانی شامل:
♦ ارتباط و فرایند آن
♦ انواع ارتباط
♦ ایزار و تجهیزات ارتباطی
♦ نحوه استفاده از ماشین های اداری
♦ نحوه برقراری ارتباط با مراجعان
♦ ارکان ارتباط
♦ برقراری ارتباط با طرق مختلف(افقی،عمودی،مورب)
♦ بکارگیری تجهیزات در برقرای ارتباط
♦ ارتباط کلامی صحیح
♦ بکارگیری ماشین های اداری و مخابراتی و الکترونیکی

3- انجام مکاتبات اداری و گزارش نویسی شامل:
♦ تاریخچه زبان، خط و مفاهیم
♦ متن و انواع آن
♦ علائم نشانه گذاری
♦ جایگاه و نقش نگارنده و مخاطب متون
♦ شیوه نگارش نامه ها
♦ اجزاء قواعد و اصول نگارش نامه های اداری
♦ انواع کاغذهای مورد استفاده در سیستم اداری
♦ نحوه توزیع و پیگیری نامه های اداری
♦ دعوتنامه
♦ انواع نامه ها و اجزای آن
♦ فرم های اداری و تجاری
♦ اجزای فرم های اداری و انواع گزارش
♦ انواع درخواست های اداری
♦ نحوه تهیه گزارش و مراحل آن
♦ نگارش متون اداری
♦ رعایت اصوال و قواعد ویرایش نامه ها و صفحه بندی
♦ تفکیک و توزیع و پیگیری نامه ها
تکمیل انواع فرم های اداری
♦ تهیه و تنظیم دعوتنامه
♦ تنظیم صورت جلسات
♦ تهیه گزارش و گزارش گیری سیستمی
♦ خلاصه نویسی گزارش

4- بکارگیری علوم و فنون مذاکره شامل:
♦ تاریخچه مذاکره
♦ مفهوم مذاکره و انواع آن
♦ اهمییت مذاکره
♦ فرآیند مذاکره
♦ اصول تعهد و توافق در مذاکره
♦ چگونگی برقراری ارتباط با طرف مقابل،زبان بدن،الگوهای رفتاری مذاکره
♦ قانون طلایی مذاکره
♦ چالش های متداول در مذاکره
♦ مدیریت زمان و استرس
♦ بکارگیری فنون و رعایت فرایند ارتباطات در مذاکره
♦ رعایت اصول اخلاقی در مذاکره
♦ برقراری ارتباط با طرف مقابل
♦ بکارگیری استراتژی ها و تاکتیک ها در مذاکره
♦ نفوذ و تاثیر گذاری در مذاکره و استفاده از مهارت های زبان بدن
♦ تنظیم جلسات مذاکره

5- بکارگیری مفاهیم حسابداری و تنخواه گردان شامل:
♦ تنخواه گردان و انواع آن
♦ حسابداری و انواع آن
♦ انواع موسسات
♦ ابزار کار حسابداری
♦ اسناد و مدارک مثبته نسبت به صدور سند حسابداری
♦ مستندات مربوط به ماهیت حساب ها در تنخواه
♦ دفاتر رسمی و انواع صورت های مالی در موسسات خدماتی
♦ عوامل موثر در تنخواه  گردان(صندوق،بودجه، هزینه و بستن تنخواه)
♦ بکارگیری اسناد و مدارک مثبته
♦ تفکیک حسابها
♦ ثبت رویدادهای مالی در سند حسابداری
♦ ثبت رویدادها در دفاتر رسمی(روزنامه و کل)
♦ تهیه و تنظیم صورت های مالی
♦ برآورد بودجه مورد نیاز مدیر، اخذ تنخواه و هزینه کرد و تسویه حساب ان با واحد مالی
♦ بستن حساب تنخواه گردان

6- تایپ تند زنی شامل:
♦ اهمییت و اصوال تایپ 10انگشتی
♦ طریقه صحیح قرار گرفتن در پشت میز رایانه
♦ قواعد تایپ10انگشتی در صفحه کلید
♦ قرار دادن صحیح انگشتان بر روی صفحه کلید
♦ تایپ بدون نگاه کردن به صفحه کلید
♦ تایپ 10انگشتی یک نمونه نامه اداری