سرپرست دبیرخانه

توضیحات کامل دوره

سرپرست دبیر خانه و بایگانی از مشاغل حوزه امور اداری می باشد و شامل شایستگی هایی از قبیل برنامه ریزی امور دبیرخانه -برقراری ارتباط با واحد های مرتبط با دبیرخانه-پیاده سازی اصول بایگانی اسناد و مدارک و امحاء آنها – جمع اوری ،طبقه بندی و گزارش گیری اطلاعات –نظارت بر بایگانی نامه های اداری نظارا بر حفظ و نکهداری اسناد و مدارک دبیرخانه است.

شناسنامه دوره آموزشی سرپرست دبیرخانه و بایگانی:

کد بین المللی) ISCOسازمان بین الملی کار):44152043006002

طول دوره:1الی2ماهه

مهارت پیشنیاز: کاربرICDL

نوع تدریس: عملی ، نظری

زمان برگزاری دوره: مطابق با انتخاب هنرجو

مخاطبین: کارمندان شاغل در بخش بایگانی و دبیرخانه ادارات دولتی و غیر دولتی

مشاغل مرتبط: کارمند دبیرخانه ،بایگانی  و مسئول بایگانی و بانک اطلاعات

نوع آموزش: حضوری و غیرحضوری(آنلاین)

سرفصل های دوره آموزشی سرپرست دبیرخانه و بایگانی:

1- برنامه ریزی امور دبیرخانه  شامل:
♦   مفهوم برنامه
♦   برنامه های دبیرخانه روش های برنامه ریزی در دبیرخانه 
♦   عوامل موثر در محیط کار دبیرخانه
♦   اصول تهیه و تدوین برنامه ها ،طبقه بندی و اولویت دهی به فعالیت های دبیرخانه
♦   روش تهیه امار و ارقام در برنامه ریزی
♦   مدیریت و برنامه ریزی واحد دبیرخانه
♦   تهیه برنامه  های روزانه و موردی دبیرخانه
♦   استفاده از روش های آماری در تهیه برنامه ها
♦   ارائه گزارش فعالیت ها با استفاده از نرم افزار

2- برقراری ارتباط با واحدهای مرتبط با دبیرخانه شامل:
♦   واحد های مختلف سازمانی
♦   مسئولیت های واحدهای مختلف سازمانی و مقررات انها
♦   چگونگی برقراری ارتباط با واحد ها
♦   نحوه تامین نیازهای دبیرخانه و بایگانی در سیستم اداری
♦   تجهیزات و وسایل مورد نیاز دبیرخانه
♦   برقراری ارتباط با واحدهای مختلف سازمانی
♦   بکارگیری وسایل ارتباطی در دبیرخانه
♦   هماهنگی با واحدها و یک پارچگی روشهای ارتباطی
♦   تکمیل برگ درخواست کالا و مواد مورد نیاز از انبار

3- نظارت وکنترل بر فعالیت های دبیرخانه و نیروی انسانی شامل:
♦   وظایف دبیرخانه
♦   وظایف کارکنان دبیرخانه
♦   روحیه کار جمعی
♦   معیارهای تقسیم کار
♦   اصول کنترل و نظارت بر فعالیت ها و روش های  کنترل نیروی انسانی
♦   آموزش نیروی انسانی
♦   اجرای مقررات و ایین نامه های شغلی
♦   تهیه فرمت فعالیت ها و طبقه بندی آنها
♦   تقسیم وظایف بین کارکنان و بررسی دقیق کارها

4- پیاده سازی اصول بایگانی اسناد و مدارک و امحاء آنها شامل:
♦   عوامل موثر محیط کار
♦   سیستم بایگانی ،آرشیو و اهمیت آن
♦   قوانین مربوط به بایگانی
♦   انواع پرونده،تفاوت ها و تشابهات آنها در بایگانی
♦   ابزار بایگانی و مهرهای بایگانی
♦   روش کد گذاری پرونده
♦   مراحل تحویل پرونده
♦   فایل ها و محل بایگانی پرونده ها
♦   مراحل امحاءپرونده
♦   ارائه روش های مختلف بایگانی اسناد
♦   نظارت بر استفاده ابزار در بایگانی
♦   نظارت بر تفکیک پرونده ها و اسناد بر اساس محل بایگانی
♦   نظارت بر طبقه بندی انواع مدارک،اطلاعات و اسناد
♦   نظارت بر کد گزاری پرونده ها
♦   استفاده از مهرهای بایگانی
♦   نظارت بر تهیه خلاصه پرونده
♦   نظارت بر انجام مراحل امحاء پرونده

5- جمع آوری،طبقه بندی و گزارش گیری اطلاعات شامل:
♦   انواع اطلاعات در بایگانی
♦   شیوه های جمع اوری و طبقه بندی اطلاعات بر حسب درجه اهمیت
♦   چگونگی ایجاد پایگاه اطلاعاتی
♦   روش های گزارش گیری
♦   نظارت بر جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات
♦   ایجاد پایگاه اطلاعتی
♦   نظارت بر گزارش گیری و ترسیم نمودارهای آماری
♦   ارائه گزارش مبتنی بر انتقال اطلاعات به مسئولین و واحدهای ذیربط

6- نظارت بر بایگانی نامه های اداری شامل:
♦   نامه اداری
♦   اجزا و انواع و شکل نامه های اداری
♦   دفاتر بایگانی(اندیکاتور-اندکس-رپراتور-ارسال و مراسلات)
♦   فرایند کار با دفاتر بایگانی
♦   نظارت بر تفکیک انواع نامه های اداری
♦   انتخاب نوع دفتر بایگانی
♦   نظارت بر ثبت اطلاعات در دفاتر بایگانی
♦   فهرست بندی نامه های بایگانی شده

7- نظارت بر حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دبیرخانه شامل:
♦   اسناد و روش های  طبقه بندی آنها
♦   انواع اسناد از نظر درجه و اثر حقوقی
♦   انواع اسناد از نظر درجه اهمیت و سری بودن
♦   روش های تاریخی بایگانی اسناد در دبیر خانه
♦   شیوه های حفظ و نگهداری اسناد و مدارک در دبیرخانه
♦   چگونگی نظارت بر ی توزیع نامه ها
♦   تنظیم فهرست  اسناد و مدارک
♦   طبقه بندی اسناد و مدارک دبیرخانه
♦   تعیین درجه اهمیت نامه  از نظر سری بودن
♦   ثبت اسناد با توجه بهع درجه سری بودن
♦   نظارت بر توزیع نامه ها

8- بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری شامل:
♦   مفهوم اتوماسیون اداری
♦   نمونه هایی از سیستم های اتوماسیون موجود
♦   پیامدهای استفاده از سیستم اتوماسین
♦   مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون
♦   اجزاء سیستم اتوماسیون(چارت سازمانی،دبیرخانه،کارتابل،بایگانی،قرار ها و یاد آوری ها،دریافت و ارسال پیام،دفترچه تلفن،تقویم کاری،مدیریت مدارک واسناد،گزارش ساز،مدیریت سطوح دسترسی و کنترل اطلاعات)
♦   نظارت سیستمی  بر ثبت نامه های وارده و صادره
♦   نظارت سیستمی بر طبقه بندی و ویرایش نامه ها و مکاتبات اداری بر حسب موضوع
♦   نظارت سیستمی بر نگهداری سوابق نامه ها،اسناد و مدارک بر حسب موضوع و حفظ امنیت
♦   نظارت سیستمی بر پیگیری امور جاری
♦   نظارت بر گردش کار دبیرخانه 0مکاتبات و ارجاعات)
♦   بازیابی سریع اطلاعات نامه ها،اسناد ،مدارک،و پرونده ها
♦   تعیین مهلت زمان پاسخگویی به مکاتبات برای سایر واحدها
♦   ارسال گروهی و انفرادی پیام ها