بایگان

توضیحات کامل دوره

دوره  آموزشی بایگان یکی از مشاغل مربوط به امور اداری است که ویژه ورود به بازار کار تهیه گردیده است.
بایگان امور اداري کسی است که بتواند از عهده تشکیل پرونده هاي مختلف اداري، تحویل و تحول آنها و بایگانی اسناد و مدارك، پرونده ها و اسناد خرید ها و ... کد گذاري آنها با روش هاي مختلف اعم از دستی و کامپیوتري برآید.

شناسنامه دوره آموزش بایگان:
کد بین المللی ISCO(سازمان بین الملی کار):441520430010001
طول دوره
:1الی2ماه
مهارت پیشنیاز:
ICDLدرجه2
نوع تدریس:
عملی ، نظری

زمان برگزاری دوره: مطابق با انتخاب هنرجو
مخاطبین:
دانش آموزان، دانشجویان، علاقمندان به امور اداری و امور دفتری، فارغ التحصیلان و علاقمندان به ادامه تحصیل در رشته های امور اداری

مشاغل مرتبط: كارمند امور اداري، مسئول دبيرخانه و بايگاني وكارمند دبيرخانه
نوع آموزش: حضوری و غیرحضوری(آنلاین)
سرفصل های دوره آموزشی بایگان

1-  توانايي تشخيص سيستم بايگاني و كاربرد آن شامل:

♦    آشنايي با مفهوم بايگاني و كاربرد آن
 ♦    آشنايي با انواع بايگاني
♦    بايگاني متمركز
♦    بايگاني غير متمركز
♦    آشنايي با تفاوت ها و تشابهات انواع بايگاني
♦    آشنايي با بايگاني
♦    آشنايي با بايگاني نرم افزاري
♦    شناسايي اصول تشخيص سيستم بايگاني

2-  توانايي جمع آوري اسناد و مدارک و آمار و ارقام جهت بايگاني شامل:

♦    آشنايي با مدارك، اسناد و اطلاعات مورد نياز بايگاني

♦    آشنايي با منابع و ماخذ اسناد، مدارك و آمار و ارقام
-دولتي

‐ غير دولتي

‐ خارجي
♦     آشنايي با روش هاي برقراري ارتباط
♦     آشنايي با وسايل برقراري و گردآوري اسناد و مدارك
♦     آشنايي با مقررات ارتباطي، منابع و ماخذ مورد نظر
♦     شناسايي اصول جمع آوري اسناد و مدارك، آمار و ارقام جهت بايگاني

3- توانايي طبقه بندي اسناد و مدارک و اطلاعات جمع آوري شده شامل:
♦    آشنايي با عناصر متمايز كننده اسناد و مدارك
- مرجع اسناد
- تاريخ اسناد
-موضوع اسناد
♦    آشنايي با روش هاي طبقه بندي اسناد
♦    شناسايي اصول طبقه بندي، اسناد و مدارك و اطلاعات جمع آوري شده

4- توانايي بايگاني انواع نامه شامل:
♦    توانايي بايگاني انواع نامه
♦    آشنايي با انواع نامه
- صادره
- وارده

♦    آشنايي با دفاتر بايگاني

‐ دفتر انديكس

‐ دفتر ثبت پرونده

‐ دفتر آمار بايگاني

♦     آشنايي با فايل بايگاني و انواع آن
♦    آشنايي با وسايل مورد نياز براي بايگاني
 پوشه
زونكن
گيره فلزي
 پانچ
منگنه
♦    شناسايي اصول آماده كردن نامه جهت بايگاني

♦    آشنايي با روش بايگاني تلفيقي
♦    شناسايي اصول كنترل نامه ها با روش بايگاني تلفيقي
♦    شناسايي اصول بايگاني انواع نامه

5- توانايي بايگاني اسناد ومدارک شامل:
♦    آشنايي با ويژگي هاي اسناد و مدارك
 ماموريت ها
 گزارشات
دستورالعمل ها
انواع نقشه
♦    شناسايي اصول بايگاني ماموريت ها
♦     شناسايي اصول بايگاني گزارشات
♦    شناسايي اصول بايگاني دستورالعمل ها
♦    شناسايي اصول بايگاني انواع نقشه

6- توانايي بايگاني اسناد خريد ها شامل:
♦    آشنايي با موضوع خريد
♦   آشنايي با انواع خريد
داخلي
خارجي
♦    آشنايي با قراردادهاي خريد
♦    آشنايي با مقررات خريدهاي داخلي و خارجي

7- توانايي تشکيل پرونده اداري شامل:
♦    آشنايي با پرونده اداري
پرونده رسمی
پرونده غیر رسمی
♦   آشنايي با انواع پرونده
اسمی
موضوعی
♦    آشنايي با اسناد و مدارك مورد نياز تشكيل پرونده
♦    آشناسايي اصول تشخيص نقش و اهميت بايگاني مدارك و اسناد
♦    شنايي با مراكز استعلام صحت و سقم مدارك ارائه شده
♦    شناسايي اصول تقسيم بندي انواع پرونده
♦    شناسايي اصول تشكيل پرونده اداري

 

8- توانايي کد گذاري انواع پرونده در کامپيوتر شامل:
♦   آشنايي با مفهوم كد
♦  آشنایی با انواع کد(داخلی و خارجی)
     کد اصلی
      کد فرعی 
      كد اختصاصي
      كد الفبایی
     كد موضوعي
♦  شناسايي اصول انتخاب كد مورد نظر
♦  شناسايي نرم افزارهاي كامپيوتري كدگذاري
♦  شناسايي اصول وارد كردن كد به كامپيوتر
♦  شناسايي اصول ثبت اطلاعات پرونده در كامپيوتر

9- توانايي تهيه خلاصه پرونده شامل:
♦  آشنايي با مرجع ذي صلاح پرونده
♦  آشنايي با پايه هاي اساسي پرونده
♦  آشنايي با فرم هاي خلاصه نويسي
♦  شناسايي اصول تهيه خلاصه پرونده

10-  توانايي تحويل و تحول پرونده شامل:
♦  آشنايي با مقررات و آئين نامه هاي تحويل و تحول پرونده
♦  آشنايي با اوراق پيگيري پرونده
♦  آشنايي با مسئولين ذي صلاح پرونده
♦  شناسايي اصول تحويل و تحول پرونده

۱1-  توانايي گزارش محل اسناد پرونده به واحدهاي ذيربط شامل:

♦  آشنايي با واحدهاي ذي صلاح اداري
امور مالی
حسابداری
امور اداری
♦  شناسايي اصول گزارش محل اسناد پرونده به واحدهاي ذي صلاح

۱2-  توانايي امحاء پرونده شامل:
♦  آشنايي با مدت زمان پرونده
♦  آشنايي با قوانين آئين نامه هاي اجرايي امحاء پرونده
♦  شناسايي اصول تنظيم صورت جلسه امحاء پرونده
♦  شناسايي اصول امحاء پرونده

۱3-  توانايي تشخيص انواع مهرهاي اداري شامل:
♦  آشنايي با مهرهاي وزارتي و انواع آن
مهر اصلي وزارت
دبيرخانه
انديكس
مهر پلمپ
مهر وارده
مهر بايگاني شده
مهر برگ شماري
♦  شناسايي اصول تشخيص انواع مهرهاي اداري

۱4 - توانايي اجراي مقررات و آئين نامه هاي شغلي شامل:
♦  آشنايي با مقررات و آئين نامه هاي شغلي
♦  شناسايي اصول اجراي مقررات

15-  توانايي تهيه گزارش کار شامل:
♦  آشنايي با اسناد و مدارك تهيه گزارش
♦  آشنايي با فرم گزارش كار
♦  شناسايي اصول تهيه گزارش كار

۱6-  توانايي تعيين مراحل و زمان انجام كار شامل:
♦  آشنايي با مراحل انجام كار و زمان هريك
‐ تعيين اسناد و مدارك مورد نياز جهت بايگاني
-جمع آوري اسناد و مدارك
-برقراري ارتباط با منابع و ماخذ جهت جمع آوري اسناد و مدارك
- دسته بندي اسناد بر اساس موضوع، تاريخ و مرجع
-طبقه بندي نامه ها
- قرار دادن نامه ها در پوشه و زونكن
- جاگذاري پوشه ها يا زونكن ها در فايل مخصوص
-ثبت اطلاعات در دفاتر مربوطه
-طبقه بندي و بايگاني ماموريت ها، گزارشات و دستورالعمل ها
- طبقه بندي و بايگاني پرونده ها (اسمي، موضوعي)
-ثبت اطلاعات مربوط به پرونده در دفتر مربوطه
-طبقه بندي و بايگاني اسناد خريدها
-ثبت اطلاعات مربوط به بايگاني اسناد خريدها
-ثبت اطلاعات پرونده در كامپيوتر و كدگذاري اطلاعات
-استخراج پايه هاي اساسي پرونده
-ثبت اطلاعات در فرم خلاصه نويسي
-ثبت پرونده هاي ارجاعي
- ثبت پرونده هاي درخواستي
- شناسايي مرجع پرونده ها
-گزارش محل اسناد پرونده ها
-گزارش محل اسناد پرونده ها به واحدهاي ذيربط
- تعيين زمان تشكيل پرونده و مدت زمان اعتبار آن
- رعايت مقررات اداري و انضباط كاري
‐ رعايت آراستگي و پاكيزگي
-حسن برخورد با ارباب رجوع
‐ تدوين و گزارش كارهاي انجام شده در فرم مخصوص و ارائه به مافوق
♦  شناسايي اصول مراحل و زمان انجام كار

۱7- توانايي تعيين ابزار كار شامل:
♦  آشنايي با ابزار كار
‐ دفتر انديكس
-دفتر ثبت پرونده
-دفتر آمار بايگاني
- فايل
-پوشه
- زونكن
‐ منگنه
♦  آشنايي با نحوه استفاده از ابزار و وسايل كار
 ♦   آشنايي با ابزار مورد نياز براي هر كار
♦   شناسايي اصول تعيين ابزار كار

۱8 - توانايي رعايت نكات حفاظت و ايمني و بهداشت كار شامل:
♦    آشنايي با وسايل حفاظت فردي (دستكش، ماسك و ...)
♦    آشنايي با علل بروز حوادث شغلي
♦    آشنايي با كمكهاي اوليه
♦    آشنايي با علل و عوامل بروز آتش سوزي و اصول اطفاء حريق
♦    آشنايي با شرايط مطلوب محيط كار
روشنايي كافي
تهويه مناسب
بهداشت محيط
♦    آشنايي با رعايت نكات ايمني در محل نگهداري و انبار كاغذ ها و دفتر بايگاني
♦    عدم قرار دادن مواد قابل اشتعال در مجاورت منابع گرما زا
♦    وجود پرونده ها و اسناد بايگاني شده در اتاق روشن، دور از تاريكي و رطوبت
♦    شناسايي اصول استفاده از چهار پايه هاي ايمن در قفسه هاي بلند
♦    شناسايي اصول رعايت نكات حفاظت و ايمني